L’incentivazione dei collaboratori: le fasi per la costruzione del piano di incentivazione

Se abbiamo deciso di incentivare i collaboratori della nostra farmacia ora occorre passare all’azione … 

Ecco le fasi per la creazione di un sistema di incentivazione: 

FASE 1: INDIVIDUAZIONE DEL “COMPARTO” 

La prima attività da realizzare è l’individuazione del comparto o settore merceologico che si ritiene debba essere migliorato e, quindi, essere oggetto del sistema di incentivazione. Il nostro consiglio è quello di escludere il fatturato del settore “etico” in quanto non “governabile” direttamente dal personale della farmacia. Ci si potrà concentrare sul settore “commerciale” (il cosiddetto “cassetto”) oppure su uno specifico reparto (ad esempio dermocosmesi, fitoterapia, etc.) 

FASE 2: DEFINIZIONE DELL’OBIETTIVO DA REALIZZARE E TEMPIFICAZIONE 

In questa fase è opportuno analizzare i dati di sell-out interni e, nel contempo, il trend della farmacia confrontato con quello del mercato. Come abbiamo detto più volte, occorre fare “benchmark” utilizzando, ad esempio, le riviste specializzate di settore o chiedendo i dati di mercato alle aziende fornitrici. 

Spesso è consigliabile l’assegnazione di un obiettivo in euro piuttosto che in pezzi per neutralizzare l’effetto di eventuali variazioni di prezzo e le dinamiche promozionali. 

Occorre definire un orizzonte temporale per il raggiungimento dell’obiettivo. E’ meglio non assegnare periodi troppo brevi perché non consentono di organizzarsi adeguatamente ma neanche troppo lunghi perché spesso l’attenzione diminuisce nel tempo. Un periodo ottimale può essere quello di tre mesi. 

Non limitiamoci ad un solo obiettivo ma, oltre a quello che possiamo definire “base”, identifichiamo un ulteriore obiettivo “sfida” che sarà maggiormente ambizioso ma comunque realizzabile attraverso un maggiore impegno da parte dei collaboratori. Non si rischia nulla ma si possono avere delle piacevoli “sorprese” … 

FASE 3: SUDDIVISIONE TEMPORALE DELL’OBIETTIVO  

Una volta individuata l’entità globale dell’obiettivo e la sua tempificazione, per consentire un migliore monitoraggio dell’avanzamento verso l’obiettivo, è opportuno definire dei periodi di monitoraggio (ad esempio settimanale, quindicinale, mensile): per ciascuno di questi periodi è necessario individuare quale dovrebbe essere l’avanzamento “teorico”, annotare il risultato ottenuto e gli scostamenti verso l’obbiettivo “teorico”. In questo modo si eviterà l’errore molto comune di analizzare il risultato dell’operazione solo a fine periodo. Il monitoraggio periodico consente invece di poter agire tempestivamente in caso di scostamenti e di individuare quindi eventuali azioni o comportamenti correttivi.  

Nel caso dell’assegnazione di un obiettivo in pezzi, è utile assegnare un parametro di riferimento per singolo giorno e/o singolo operatore: ad esempio se l’obiettivo quadrimestrale della categoria “igiene bocca” è di 786 pezzi totali, questo obiettivo può essere ripartito in pezzi giornalieri (ossia nel caso di un quadrimestre con 92 giorni lavorativi, l’obiettivo giornaliero sarà di 8 pezzi) e per collaboratore (ad esempio nel caso di 5 collaboratori, l’obiettivo per collaboratore sarà di 1,6 pezzi al giorno). Questo accorgimento rende l’obiettivo più facilmente comprensibile e controllabile da ciascun collaboratore.  

FASE 4: DEFINIZIONE DEL BUDGET DI INCENTIVAZIONE  

Questa fase è particolarmente delicata in quanto la somma da destinare all’incentivazione dovrebbe possibilmente “autofinanziarsi” per evitare di gravare sul conto economico della farmacia. A tale proposito, nel calcolo del budget, occorre analizzare la marginalità di quanto è oggetto di incentivazione: in particolare, è opportuno considerare, oltre allo sconto in fattura, anche altri eventuali premi che le aziende possono erogare per operazioni a target (ad esempio i premi di fine anno). L’autofinanziamento dell’operazione può derivare dalla marginalità del fatturato “aggiuntivo” che verrà realizzato per effetto dell’incentivazione. In questo modo il costo dell’incentivo sarà coperto dalla marginalità derivante dalle vendite incrementali. 

FASE 5: SUDDIVISIONE DEL BUDGET TRA I COLLABORATORI 

Una volta definito il budget complessivo, occorre ripartirlo tra i singoli collaboratori in ragione del contributo che ognuno potrà dare in base al proprio ruolo e rapportato al numero di ore lavorative. 

Occorre tener presente che, affinché un incentivo sia “motivante” per il collaboratore, deve avere un’incidenza pari ad almeno il 10% della retribuzione del periodo oggetto di incentivazione. Occorre, infatti, che sia considerato di “valore” da parte dei destinatari e quindi sia tale da produrre un certo impatto sui comportamenti individuali. Spesso molti sistemi di incentivazione falliscono proprio per questo motivo! 

FASE 6: RIUNIONI DI AVANZAMENTO 

Innanzi tutto, in fase di lancio del progetto di incentivazione, occorre realizzare una riunione di presentazione in cui si dovranno chiarire le motivazioni del sistema, le analisi effettuate, l’obiettivo (o gli obiettivi) da raggiungere, il piano di azione, i premi e il sistema di monitoraggio. Il motto sarà: “entusiasmare”. 

Per consentire di monitorare l’avanzamento, è opportuno realizzare delle riunioni periodiche di avanzamento per presentare ed analizzare i risultati ottenuti, gli eventuali scostamenti e le eventuali azioni correttive. In queste riunioni, il motto sarà: “stimolare”. 

FASE 7: “CELEBRARE” I RISULTATI 

Spesso ci si dimentica al termine del periodo di incentivazione di “celebrare” quanto è stato realizzato. Il nostro suggerimento è quello di convocare una riunione di chiusura in cui si analizzano i risultati, si festeggiano i successi e si assegnano i premi (o in caso di insuccesso, si analizzando le motivazioni). Questa fase può sembrare banale ma, in realtà, è fondamentale per il lancio di nuove iniziative e, talvolta, per far comprendere ai collaboratori che ciò che inizialmente sembra impossibile è diventato possibile … 

Se volete condividere le vostre esperienze o i vostri dubbi, scriveteci a info@easterconsulting.com  

Roberto Pasqua